Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

In den gesetzlichen Vorschriften wird zwar auf die GoB hingewiesen (§238 Abs1 HGB, siehe Anhang). Inhaltlich werden sie jedoch weder im Steuerrecht noch im Handelsrecht definiert.

Die allgemeinen Buchführungsgrundsätze sind:

  • Grundsatz der Wahrheit
  • Grundsatz der Klarheit
  • Grundsatz der Vorsicht

Grundsatz der Wahrheit:

Alle Geschäftsfälle müssen wahrheitsgetreu und vollständig aufgezeichnet werden. Wahrheit bedeutet in diesem Zusammenhang auch Richtigkeit und Zweckmäßigkeit. Daraus resultieren die Forderungen: Vollständigkeit der Bücher und Eintragungen, Unzulässigkeit von Falschbuchungen, sichere Belegaufbewahrung.

Grundsatz der Klarheit:

Die Buchungen müssen übersichtlich und verständlich sein. Ein außenstehender Dritter muß sich in angemessener Zeit einen sicheren überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können.

Grundsatz der Vorsicht:

Eine direkte auf die laufende Buchführung anwendbare Auswirkung des Vorsichtsprinzips ist, daß man im Zweifel besser eine Buchung zuviel, als eine zuwenig vornimmt. Eingegrenzt werden die genannten Grundsätze durch das allgemeine Bedürfnis der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. Für den Warenausgang und Wareneingang erfolgt aber in den steuerlichen Vorschriften (§143, 144 AO) eine Konkretisierung. Die dort niedergelegten Anforderungen an die Aufzeichnungen verlangen: Datumsangabe Name des Lieferanten oder Kunden, eine Artikelbezeichnung bzw. allg. Bezeichnung, den Preis und einen Belegverweis.

Im Lauf der Zeit entwickelte sich ein Gewohnheitsrecht, in dem sich auch die veränderten Techniken und Praktiken niederschlagen. Insbesondere ist hier die Aufbewahrung und Sicherung von Belegen und Buchhaltungsinformationen auf Datenträgern zu nennen. Hierunter fällt auch die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit von EDV-Systemen und Programmen.

Die Buchführung kann dann als ordnungsmäßig angesehen werden, wenn ein sachverständiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen überblick über die Geschäftsvorfälle, deren Entstehung und Abwicklung verschaffen kann und ein zutreffendes Bild über die Lage des Unternehmens vermittelt bekommt. (§ 238 Abs.1 Satz 2 HGB)

Im einzelnen ist die Ordnungsmäßigkeit nach § 239 Abs. 1 HGB gegeben, wenn: Sämtliche Geschäftsfälle fortlaufend (chronologisch), vollständig und richtig erfaßt sind, jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegt, nicht radiert oder mit Bleistift eingetragen wird und leere Zwischenräume durch Striche entwertet werden, Falschbuchungen nicht unleserlich gemacht, sondern storniert werden und Eintragungen in einer lebenden Sprache vorgenommen werden.

Die GoB ergänzen die handelsrechtlichen Buchungsvorschriften; inhaltlich sind sie außerhalb des kodifizierten Rechts normiert.

Auszug aus den Gesetzen:
Drittes Buch. Handelsbücher (HGB)
Erster Abschnitt.
Vorschriften für alle Kaufleute


Buch: Handelsgesetzbuch (HGB)
Titel: §238 Buchführungspflicht


Text: (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.

Buch: Handelsgesetzbuch (HGB)
Titel: §239 Führung der Handelsbücher


(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

(Ende der Zitate aus der Gesetzgebung)

Aufbewahrungsfristen

Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO).

Mit Ablauf dieser Fristen können nach dem 31.12.2007 folgende Unterlagen vernichtet werden:

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1997 und früher erfolgt ist; Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1997 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen; diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw.

Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können; für Buchungsbelege aus den Jahren bis 1998 gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist; für später entstandene Buchungsbelege gilt ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Das bedeutet, dass nur Buchungsbelege aus der Zeit vor 1992 vernichtet werden können und Buchungsbelege aus dem Jahr 1992 erst nach dem 31.12.2009 vernichtet werden dürfen.

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

Alle sonst für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 1999 oder früher.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

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